Nu e deloc simplu sa tii totul in ordine, in special atunci cand lucrezi la mai multe proiecte in acelasi timp. Mediul in care iti desfasori activitatea are un impact major asupra rezultatelor muncii tale si, chiar daca ar fi excelent sa gasesti imediat aproape orice document, este de-a dreptul imposibil sa gestionezi corect o mare de hartii si accesorii. Indiferent de jobul pe care il ai, organizarea reprezinta cheia reusitei, mai ales atunci cand ai de indeplinit sarcini importante intr-o perioada limitata de timp. Iata ce trebuie sa faci ca sa iti transformi rapid biroul intr-un spatiu ordonat.
Tine la indemana obiectele pe care le folosesti des
Cu toate ca multe persoane nu se simt deranjate de dezordinea creata la locul de munca, o analiza mai atenta dovedeste ca pierzi timp pretios de fiecare data cand trebuie sa te ridici de pe scaun ca sa iei un anumit articol. Daca vorbim de produse pe care le folosesti frecvent, faptul ca nu le gasesti atunci cand ai nevoie de ele, indeosebi cand te grabesti, iti creeaza o stare de iritare, nervozitate si stres. Asadar, ca sa preintampini situatiile neplacute, elibereaza biroul de toate lucrurile care se afla pe el si pune inapoi doar obiectele pe care le utilizezi cel mai des. De pilda, daca obisnuiesti sa folosesti stiloul, in apropierea acestuia amplaseaza intotdeauna tus si cerneala. Pentru restul lucrurilor incearca sa gasesti zone specifice, fara sa aglomerezi din nou biroul.
Elimina lucrurile care iti distrag atentia
Arunca lucrurile nefolositoare, deoarece acestea iti ocupa inutil spatiul. Pe langa faptul ca aglomereaza biroul, obiectele de care nu mai ai nevoie iti distrag atentia si te incurca atunci cand le cauti pe cele necesare. De asemenea, renunta la decoratiuni sau lucrurile personale cu care ti-ai personalizat masa de lucru. Intr-adevar, acestea te ajuta sa-ti gasesti mai usor inspiratia, insa prea multe poze cu cei dragi, ghivece cu plante sau lumanari parfumate s-ar putea sa afecteze organizarea eficienta a biroului.
Foloseste un sistem de etichetare
Indiferent daca utilizezi culori, numere, litere sau nume, este important sa iti creezi un sistem propriu de etichetare care sa functioneze pentru tine. Poti realiza dosare speciale, in culori diferite, pentru fiecare proiect in parte. Spre exemplu, culoarea rosie este ideala pentru a eticheta sarcinile urgente, de care trebuie sa te ocupi numaidecat. Foloseste o nuanta de galben pentru a indica lucrurile pe care urmeaza sa le faci si verdele in cazul proiectelor care au un termen de finalizare mai indepartat. Documentele finalizate asaza-le intr-un dosar de culoare albastra si gaseste-le un loc special, departe de proiectele actuale. Poti utiliza un astfel de sistem si pentru contracte, facturi sau alte tipuri de acte cu care lucrezi in fiecare zi. In acest fel, cu siguranta vei sti intotdeauna de unde sa iei documentele de care ai nevoie.
Opteaza pentru organizatoare de birou
Ai posibilitatea de a crea sectiuni clare pentru fiecare obiect in parte folosind elemente organizatoare. Acestea sunt extrem de utile cand vine vorba de ordonarea biroului, asa ca doteaza-ti spatiul de lucru cu suporturi pentru instrumentele de scris, agrafe, bibliorafturi, mape, dosare, tavite pentru documente, rollbox cu sertare sau separatoare. Toate aceste obiecte te vor ajuta sa iti tii in ordine chiar si cele mai marunte accesorii de pe birou.
Creeaza-ti o rutina zilnica
Nu este de ajuns sa iti ordonezi biroul o data la 1-2 luni. Ca sa pastrezi totul intr-un mod cat mai organizat, incearca sa faci curat 10 minute in fiecare zi. La sfarsitul programului sau chiar inainte sa te apuci de lucru, fa-ti un obicei din a pune lucrurile la locul lor. Fara sa simti ca depui un efort in plus si transformand totul intr-o rutina zilnica, stabilirea unui mic program te va ajuta sa te organizezi mai bine. In plus, vei putea intotdeauna sa observi mai usor ce lucruri iti lipsesc.
Pentru ca biroul tau sa devina o adevarat masinarie a eficientei, incearca sa iti pui totul in ordine cu ajutorul catorva trucuri utile. Cu toate ca nevoile difera in functie de activitatea desfasurata de fiecare persoana in parte, principiile sunt aceleasi, asa ca nu este indicat sa amani organizarea spatiului de lucru, daca vrei sa beneficiezi de mai mult randament si confort atunci cand esti la serviciu.
