Pentru a schimba sediul social al firmei tale, este necesară întocmirea unui dosar cu acte specifice, care vor fi depuse la Registrul Comerțului. Iată care sunt acestea!
Cererea de înregistrare (original)
Printre actele necesare pentru schimbarea sediului social se numără cererea de înregistrare. Aceasta este un formular oficial prin care soliciți modificarea sediului social al firmei tale la Registrul Comerțului. Este practic cererea prin care notifici autoritățile despre noul sediu social al firmei tale. Poate fi semnată fie olograf (de mână), fie cu semnătură electronică calificată. Dacă ai un reprezentant sau un avocat care se ocupă de acest proces, cererea poate fi semnată de acesta în baza unei împuterniciri speciale sau generale autentice. Poți depune cererea la ghișeul Registrului Comerțului, prin poștă, curier sau online, utilizând semnătura electronică calificată. Dacă documentele sunt întocmite de un notar public sau avocat, aceștia pot transmite cererea și înscrisurile în format electronic, cu semnătură electronică calificată. Ce se întâmplă după depunere? Oficiul Registrului Comerțului va înregistra toate datele din cerere, inclusiv codul unic de înregistrare și alte informații relevante pentru modificarea sediului social. Termenul limită: trebuie depusă în termen de 15 zile de la data încheierii actului constitutiv sau a actului modificator.
Declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare/desfășurare a activității (original)
Autorizarea funcționării înseamnă că firma ta este oficial recunoscută ca având dreptul legal de a desfășura activități comerciale. Se realizează prin depunerea unei declarații-tip pe propria răspundere la Registrul Comerțului, în care îți asumi că:
- activitățile declarate respectă toate prevederile legale aplicabile;
- condițiile necesare pentru desfășurarea activităților sunt îndeplinite la sediul social, sediile secundare sau la terți (dacă este cazul).
Dacă activitatea ta necesită autorizații sau notificări speciale, acestea trebuie obținute înainte sau după începerea activității, în funcție de cerințele legale specifice. Ce trebuie să faci?
- depui declarația odată cu cererea de înregistrare pentru sediul social și/sau sediile secundare;
- declarația se semnează olograf (de mână) sau cu semnătură electronică calificată.
- trebuie să specifici că activitățile declarate respectă legislația din domenii precum: sănătate publică, sanitar-veterinar, protecția mediului și protecția muncii.
Când trebuie să depui o nouă declarație?
- dacă schimbi obiectul de activitate, sediul social, sau deschizi noi sedii secundare;
- dacă oprești temporar activitatea sau reiei activitatea după o perioadă de întrerupere;
- declarația actualizată se depune la oficiul Registrului Comerțului și trebuie să reflecte situația actuală a firmei tale.
Declarația se înregistrează oficial la Registrul Comerțului și se eliberează un certificat constatator care confirmă îndeplinirea condițiilor de funcționare. Declarația devine anexă la cererea de înregistrare a firmei.
Hotărârea Adunării Generale a Asociaților sau Decizia Asociatului Unic (original)
De ce este necesar acest document? Hotărârea Adunării Generale a Asociaților sau decizia asociatului unic reprezintă acordul formal al structurii de conducere a firmei pentru schimbarea sediului social. Acest document oficializează decizia și o face legală, conform actului constitutiv al firmei și legislației în vigoare. Fără această aprobare scrisă, modificarea sediului social nu poate fi înregistrată legal. În funcție de tipul firmei, acest document poate lua forma unei hotărâri a Adunării Generale a Asociaților/Acționarilor, a unei decizii a asociatului unic. Dacă este necesară modificarea actului constitutiv, se va întocmi și un act adițional.
Documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social
Acestea sunt documentele care dovedesc că firma ta are dreptul legal de a folosi spațiul declarat ca sediu social sau sediu secundar. Acestea pot include contracte de închiriere, comodat, vânzare-cumpărare sau alte înscrisuri care atestă dreptul de folosință. Documentele pot fi depuse în original, copie certificată de parte sau copie legalizată, în funcție de cerințele specifice ale Registrului Comerțului. Este esențial ca acestea să fie valide și să respecte toate prevederile legale aplicabile.
Actul constitutiv actualizat (original)
Actul constitutiv actualizat este documentul principal al firmei, care conține toate modificările aduse până în prezent. Dacă schimbarea sediului social necesită modificarea actului constitutiv, trebuie întocmit un act adițional care se va înregistra la Registrul Comerțului. Potrivit Legii societăților nr. 31/1990 și Legii nr. 161/2003, actul constitutiv trebuie actualizat de fiecare dată când se aduc modificări, cum ar fi schimbarea sediului social. După modificare, acesta se depune la Registrul Comerțului pentru înregistrare și publicare în Monitorul Oficial.
Documente suplimentare, dacă este cazul
- Avizul Asociației de Proprietari: este necesar doar dacă sediul social este stabilit într-un imobil cu destinație de locuință, cum ar fi un bloc de apartamente. Acest aviz trebuie obținut conform Legii nr. 196/2018 și completat pe un formular-tip, depus în original la Registrul Comerțului.
- Dovada Autorizațiilor sau Avizelor Necesare: dacă activitatea firmei tale necesită autorizații sau avize speciale (de exemplu, în domenii reglementate de legi specifice), trebuie să prezinți aceste documente fie în original, fie în copie certificată. Este important să verifici dacă activitatea ta se încadrează în această categorie înainte de a depune dosarul.
- Dovada Împuternicirii: dacă un reprezentant legal sau un avocat depune documentele în numele tău, trebuie să prezinți o împuternicire semnată în original.
Dovezile privind plata tarifului legal
Taxele legale percepute de Registrul Comerțului pentru înregistrarea modificării sediului social. Dovada plății trebuie anexată la dosar.
Este recomandat să consulți și site-ul oficial al Registrului Comerțului sau un consultant specializat pentru a te asigura că ai toate documentele necesare în formă completă și corectă.
