Aceasta schimbare implica responsabilitate, rabdare si o organizare foarte buna, pentru ca aspectele de care trebuie sa ai grija sunt si de ordin fizic, implicand mutarea mobilierului si a tuturor resurselor materiale ale firmei la noul sediu, dar si de ordin administrativ.
Trebuie sa te asiguri ca mobilierul si restul obiectelor necesare activitatii tale sunt transportate in conditii de siguranta la noul sediu, unde trebuie sa ajunga fara sa fie avariate in vreun fel. De asemenea, activitatea firmei nu trebuie perturbata prea tare de mutare, iar companiile de transport la care vei apela pentru a te ajuta cu relocarea trebuie sa fie si ele bine coordonate pentru a nu afecta activitatea propriei tale intreprinderi. Ce trebuie sa faci pentru ca mutarea firmei sa se desfasoare rapid si fara complicatii?
Organizeaza totul in detaliu
Daca ai luat hotararea de a face o astfel de schimbare pentru firma ta, asigura-te ca incepi sa o pregatesti cu macar cateva saptamani inainte ca ea sa se intample. Informeaza-te cu privire la formalitatile implicate, atat din punct de vedere juridic, cat si din punct de vedere al operatiunilor tehnice care trebuie desfasurate pentru finalizarea procesului. Asigura-te ca vei colabora cu firme competente in materie de transport al mobilierului si amenajare a noului sediu, pentru ca nu vrei ca activitatea firmei tale sa se desfasoare in conditii inferioare celor pe care le schimbi. Trebuie sa fii la curent si cu implicatiile juridice ale schimbarii de sediu, astfel ca este necesar sa informezi si contabilul firmei, dar sa consulti si un avocat.
Pregateste-ti angajatii
In cazul schimbarii sediului companiei, mai ales daca discutam despre una aflata intr-un oras mare, oamenii asupra carora va exista un impact semnificativ sunt salariatii firmei. Exista cazuri de persoane care isi aleg domiciliul in functie de distanta fata de locul de munca, sau invers, iar o schimbare poate afecta acesti oameni. Informeaza-ti din timp angajatii de un astfel de pas, pentru ca ei sa fie pregatiti si sa aiba ragaz sa se adapteze la schimbare. Totodata, salariatii pot fi de multe ori in stransa legatura cu partenerii sau clientii tai, iar o buna informare a lor va facilita si pregatirea acestora din urma pentru schimbarea cea urmeaza sa se intample.
Obtine colaborarea angajatilor
Pentru a evita orice forma de neplacere, discuta cu angajatii si roaga-i sa coopereze in procesul mutarii, prin impachetarea obiectelor de pe birouri, in asa fel incat sa se evite ratacirea sau avarierea vreunui bun. Este foarte important sa instruiesti salariatii sa foloseasca etichete cu numele lor, pe care sa le lipeasca de obiectele pe care le utilizeaza, pentru ca acestea sa nu se incurce intre ele si sa fie distribuite similar si in noul sediu.
Pregateste noul sediu
Inainte de a parasi vechiul sediu, trebuie sa te asiguri ca urmatorul este pregatit pentru a te primi. Asigura-te ca spatiile destinate birourilor sunt compatibile cu mobilierul pe care deja il detii si, in cazul in care observi ca sunt necesare modificari, va trebui fie sa faci aceste modificari la nivelul spatiului, fie sa te orientezi catre mobilier nou.
In general, alegerea aceasta se face in functie de costurile implicate. De asemenea, trebuie sa verifici daca noul sediu le va oferi angajatilor tai suficient de mult spatiu pentru activitatile de odihna si relaxare, pentru luarea mesei, dar si toalete bine utilate. Toate aceste lucruri trebuie pregatite din timp si este de preferat sa apelezi la serviciile unor specialisti, dar sa te deplasezi si personal pentru a verifica situatia si a avea garantia ca totul se desfasoara corect.
Informeaza-ti colaboratorii
Dimensiunea impactului unei mutari a sediului variaza, in general, in functie de domeniul de activitate pe care il are firma in cauza. Daca ai o firma care necesita aprovizionare constanta si decizi sa te muti in centrul orasului, activitatea furnizorilor va fi influentata si acestia ar putea sa nu fie de acord sa continue colaborarea. Tocmai de aceea, trebuie sa iti informezi din timp toti furnizorii si colaboratorii cu privire la schimbarea pe care ai de gand sa o faci, in asa fel incat sa te poti adapta la orice potentiala schimbare. Este bine ca partenerii tai sa fie constienti ca esti in controlul procesului si ca totul se intampla dupa un plan bine stabilit.
Schimbarea sediului unei firme este un proces ce implica multi oameni si multe detalii, iar atunci cand decizi sa faci acest pas cu propria companie, trebuie sa te pregatesti din timp si sa ai grija ca toti colaboratorii tai sa fie informati cu privire la miscare. Cauta sa lucrezi cu parteneri profesionisti, in asa fel incat sa eviti neplacerile, si asigura-te ca noul sediu corespunde resurselor pe care le ai la dispozitie.
